Étude de cas : Défis de gestion pendant le transfert d’une PME d’usinage

Notre mandat de consultation en au transfert d’une PME d’usinage nous a permis d’observer les défis de gestion que crée cette transformation importante. L’histoire commence quand PME, fournisseur de services d’usinage en Beauce prospère depuis 30 ans, fait appel à nous pour préparer la stratégie de reprise par la relève familiale, car le fondateur prépare son départ à la retraite. Le plan de transition n’est pas encore parfaitement établi, mais prévoit un transfert progressif de la propriété et des responsabilités de gestion aux repreneurs sur une période d’environ cinq ans.

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L’entreprise compte environ 25 employés, y compris les deux cédants et les deux repreneurs. Les valeurs de l’entreprise, dont peuvent témoigner les parties prenantes internes et externes, sont l’écoute du client et des employés, la connaissance de soi, de ses qualités et de ses capacités, l’initiative grâce à l’autonomie, ainsi que le respect dans la bienveillance.

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En début de mandat, Révolution Croissance établit les profils de compétences en management Competing Values Framework et les inventaires de personnalité Process Communication® des repreneurs afin d’identifier les forces et qualités présentes chez eux ainsi que les synergies et complémentarités sur lesquels ils peuvent appuyer leur projet. Ces autoévaluations permettent aussi d’identifier les lacunes en compétences de management à combler ainsi que les risques de désaccord entre eux découlant de leurs stratégies respectives de gestion du stress. Ces renseignements précieux les orienteront dans l’élaboration de leur plan d’affaires qui sera déposé aux cédants et au créancier pour obtenir l’approbation du projet de reprise.

Quatre pistes de réflexion proposées

Bien choisir sa structure décisionnelle

D’emblée, les repreneurs mentionnent leur intention de répartir la structure d’actionnariat et de vote entre eux à 50/50. Tenant compte des inventaires de personnalité de chacun d’eux, des styles de management et des scénarios d’expression du stress qui en découlent, nous recommandons aux repreneurs de réfléchir à la possibilité d'adopter une structure de vote différente, soit un vote asymétrique ou l’inclusion d’un tiers votant (actionnaire, conseiller, administrateur externe ou autre) afin de permettre un bris d’égalité en cas de désaccord dans l’avenir.

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Acquérir de l’expérience en gestion

À travers les mandats effectués, nous avons identifié que le manque d’expérience en gestion est souvent le talon d’Achille des repreneurs. Comme ce sont souvent des employés ayant beaucoup d’ancienneté ou des membres de la famille des propriétaires actuels, ils en sont souvent à leur premier projet de devenir propriétaires d’une entreprise et ont été peu sensibilisés au rôle de propriétaire exploitant jusqu’à présent. Résumé à son essence même, le rôle du propriétaire exploitant est de toujours diriger son énergie et ses choix vers la création de valeur pour son entreprise. Pour ce faire, un bon gestionnaire doit connaître ses chiffres et savoir accorder son temps aux rôles dans lesquels son apport est essentiel. Révolution Croissance recommande aux repreneurs de commencer à se familiariser avec leurs états financiers et leurs indicateurs de performance progressivement.

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Uniformiser la communication aux employés

Pour préparer la communication du changement à venir aux employés, Révolution Croissance recommande aux repreneurs et aux cédants de se réunir pour préparer, en quelques phrases clés, le message par lequel le transfert de l’entreprise sera communiqué aux employés. Pour produire ce message, la méthode des 5 questions est proposée pour anticiper les questions des employés :

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• En quoi consiste le changement?

• Pourquoi ce changement a-t-il lieu maintenant?

• Quand aura-t-il lieu?

• Qui sera touché?

• Comment le changement sera-t-il visible et en quoi serons-nous touchés?

En effet, plus les messages des acteurs du changement sont alignés, meilleures sont les chances de l’organisation de maintenir l'engagement de ses employés.

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Implanter de premiers indicateurs de performance

Partant du principe que l’on n’améliore pas ce qu’on ne mesure pas, Révolution Croissance propose d’ancrer au projet de transfert de l’entreprise la mise en place d’indicateurs de performance. Le fait de les implanter avant le transfert permettra d’établir une mesure de référence (benchmark) à laquelle pourront être comparées les mesures futures pour observer objectivement l’ampleur des effets apportés par le changement durant la période de transition. Deux indicateurs sont suggérés comme point de mesure continue des résultats de l’organisation:

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• Marge sur coûts variables – Pour augmenter le degré de précision des soumissions et maximiser la valeur créée par chaque contrat, nous recommandons de calculer la marge sur coûts variables des travaux effectués. Le fait de mesurer systématiquement la différence entre le prix facturé au client et les coûts encourus pour le contrat (matériel et heures de salaire) compris permet de faire un suivi efficace et continu sur vos les réels par type de contrat et d'ajuster les soumissions futures en conséquence, toujours dans le but de maximiser la valeur créée pour la compagnie tout en demeurant concurrentiel.

• Sondage d’engagement – Pour préparer les employés à la transition de la propriété, Révolution Croissance recommande la mise en place d'un sondage d'engagement mensuel qui permettra aux gestionnaires, une fois l’outil implanté, d'être à l'affût de toute résistance au changement, soit une baisse de motivation et de productivité pendant la période de transition. Notre outil exclusif mesure 10 dimensions de l'engagement pour bien cerner les causes précises de la résistance qui apparaîtra, pour orienter les nouveaux gestionnaires vers les meilleures solutions possibles.

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Quand mesurer l’engagement des employés?

Implanter un sondage d'engagement des employés avant l’annonce d’une transformation importante comme la reprise de l’entreprise fournit une mesure de référence fiable de la situation avant tout changement. Le sondage ensuite est maintenu pour la durée de la transition pendant laquelle les employés sont touchés par le changement.

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Pour aider les entreprises à implanter une solution simple de mesure de l’engagement, Révolution Croissance a conçu un service en deux volets qui comprend à la fois le sondage, le dépôt du rapport et deux heures de consultation avec les gestionnaires par mois. Au premier mois, Révolution Croissance et le client fixent les objectifs, préparent les communications aux employés et déploient le sondage. Pour les employés, le sondage peut être rempli en ligne et les réponses sont anonymes.

Tous les mois par la suite, Révolution Croissance recueille les réponses et prépare un rapport mensuel comportant les résultats sur les 10 dimensions d’engagement évaluées et une analyse historique des résultats. Une fois le rapport mensuel remis, le service comprend jusqu’à deux heures de consultation pour identifier les pistes d'amélioration continue découlant des résultats.

Grâce à cette approche intégrée, le sondage d’engagement devient un point de mesure intégré à une démarche de perfectionnement en gestion orientée sur des résultats concrets. Selon les mesures observées, les gestionnaires peuvent ajuster leurs actions et leur message pour optimiser la culture et le degré de productivité RH de l’organisation en continu.

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Par où commencer?

Toute implantation d'un indicateur commence par une analyse de besoins et de l'objectif visé. Écrivez-nous pour savoir comment mesurer l'engagement de vos employés peut vous aider à les fidéliser et à augmenter votre productivité!

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